Pyme necesita Herramienta: ¿Selecciona una existente o la desarrolla?

Estaba leyendo un artículo de Ignacio de Miguel en Loogic: "Selección de un servicio o montarlo por mi cuenta".
Ésta es la duda de muchas empresas, OJO digo empresas fundamentalmente pymes y autónomos. Las grandes empresas no tienen este problema exactamente.

Requerimiento inicial
Mi empresa necesita una aplicación o herramienta. El número de empleados es pequeño (p.e. 5 personas) y existe un "informático" (en el mejor de los casos) o una empresa de mano que se dedica al mantenimiento de las instalaciones cuando es necesario
Para instalar esa aplicación se me plantean básicamente dos opciones:

1. Hablar con una empresa y que me desarrollen la herramienta a medida.
2. Hablar con una empresa y que busque herramientas existentes para instalarla.

Opción 1: Desarrollo de la herramienta a medida
A priori la empresa conseguirá exactamente lo que busca (¿lo que quiere?).
En esta opción influyen temas cómo:

• ¿Hay alguien en la empresa que conozca la necesidad?
• ¿Hay alguien en la empresa que pueda definir todos los requerimientos de la herramienta?
• ¿La empresa está dispuesta a pagar por el desarrollo de la herramienta? ¿Asumiría la diferencia de coste con la Opción 2?
• ¿La empresa está dispuesta a pagar un mantenimiento de la herramienta? Este mantenimiento es mayor que Opción 2 por el hecho de errores y evoluciones.
• ¿La empresa asume que la herramienta hará lo que solicita: ni más ni menos?
• ¿La empresa quiere una herramienta que sólo utilice ella? En el sentido de perder de vista lo que están haciendo otras empresas.
• ¿La empresa asume el tiempo de diseño, desarrollo y prueba de la herramienta?
  

Si alguna respuesta es "NO" la mejor Opción es la 2.

Opción 2: Instalar una herramienta existente
A priori la empresa conseguirá una herramienta que hace lo que quiere (¿todo?) aunque posiblemente no de la forma que busca.
En esta opción influyen temas cómo:

• ¿Hay alguien en la empresa que conozca la necesidad?
• Alguien en la empresa que conozca los requerimientos "esenciales y básicos" debe contrastar las herramientas existentes. La herramienta seleccionada hará lo que haya visto esta persona, ni más ni menos.
  
• El coste de la herramienta será variable dependiendo de si es una Aplicación comercial o si puede aprovecharse una herramienta de Software Libre.
  
• Existirá un coste de mantenimiento de la herramienta: corrección de errores y evoluciones.
• La empresa utilizará una herramienta que ya utilizan otras empresas, por lo que conocerá distintos problemas y soluciones que están aplicando otras empresas. Si la herramienta es Web mucho mejor!
  

Conclusión
Por mi experiencia, la teoría dice una cosa pero la práctica dice otra.
La teoría nos dice que optemos por la Opción 1: hagamos una aplicación a medida.
La práctica (mi experiencia personal) me dice que optemos por la Opción 2: instalemos una aplicación existente. ¿Por qué? Existen dos motivos principales:

1. Con la Opción 1 se creará una aplicación "monstruo": demasiado compleja para lo que inicialmente se utilizaría y que acabará por llevar demasiado tiempo. La empresa acaba por no utilizar la aplicación. Con la Opción 2, una aplicación existente te permite tomar la medida de las necesidades de la empresa: inicialmente básicas que si crecen podría suponer realizar desarrollos sobre esta herramienta o incluso plantearse como siguiente paso la Opción 1. En la mayoría de los casos esto no pasará.
2. El coste será menor con la Opción 2. El coste de desarrollo y el coste de mantenimiento es la mayor diferencia en costes que asumirá la empresa. Por no hablar del caso en el que la aplicación sea Software Libre.

Sé que esto es una simplificación tremenda, pero creo que es la única manera de que se entienda la diferencia.

Ejemplos
Existen innumerables ejemplos de herramientas que podría utilizar una empresa en lugar de desarrollarlas: ERP (p.e. OpenBravo), Fotolog (p.e. Gallery), Gestión de proyectos (p.e. DotProject u otros), Gestión de incidencias. por no hablar de todas las herramientas que ya nos ofrece Google de forma gratuita e incluso a través de las Google Apps.